Officemanager (24-36 uur)

Kom jij als Officemanager een maatschappelijke bijdrage leveren aan de zorgketen in Nederland? Wij zijn op zoek naar jou. Wij zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen en onderhouden van informatiesystemen in de Langdurige Zorg en ondersteunen daarmee ketenpartijen in de Wet Langdurige Zorg (Wlz) bij de digitale uitwisseling van gegevens. Met behulp van koppelingen met de landelijke informatieketen en de back-officesystemen van de Zorgkantoren ondersteunen we hun primaire processen. Daarnaast ontwikkelen en beheren we de applicatie PGB (Persoonsgebonden Budget) die via services de benodigde klant- en zorggegevens vanuit de Wlz ontvangt.

Je gaat aan de slag met het plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, facilitair, financieel en HRM-gebied, ten behoeve van de leidinggevende en/of de managers van ZorgMatch, zodat deze in staat worden gesteld de eigen functie doelmatig en functioneel uit te kunnen voeren. De Office Manager fungeert als 1e aanspreekpunt voor de organisatie, beheert agenda’s, faciliteert de kantooromgeving en ondersteunt het management om een efficiënte, productieve en prettige werkomgeving te garanderen.

Je komt te werken in een organisatie met een grote maatschappelijke betrokkenheid. Een platte organisatie met een persoonlijke benadering.

Functie-inhoud

In de rol van Officemanager ben je verantwoordelijk voor:

1. Agendabeheer en communicatie

Agendabeheer voor de diverse managers en medewerkers, d.w.z. maken en bewaken van afspraken en geplande activiteiten
Voorbereiden agenda/stukken
Notuleren van AvA, MT en Tactische overleggen
Voorbereiden en regelen van bijeenkomsten, activiteiten, planning en acties van de leidinggevenden
Communicatie en informatievoorziening; fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en beantwoorden van deze vragen of evt. doorverwijzen

2. Ondersteuning HRM en Financiën

Zorgdragen voor een optimale verwerking van de algehele HRM-administratie
Opstellen HRM beleid in afstemming met directie
Diverse contracten (en bijbehorende documenten) opmaken voor nieuwe medewerkers en wijzigingen in het huidig personeel verwerken
Onboarding en offboarding van interne en externe medewerkers met de juiste rechten
1e contact voor het urenregistratie systeem bij inrichten en mutaties
Maandelijks zorg je dat alle salarismutaties tijdig aan de externe salarisadministratie kenbaar worden gemaakt en bij ontvangst van de salarisbestanden voer je een laatste controle uit zodat de salarissen altijd correct en tijdig verwerkt worden
Telefonie (gsm) zaken regelen
Ziek- en betermeldingen verwerken in verzuimsysteem en dit systeem up-to-date houden
Vacatures uitzetten en in behandeling nemen op verzoek van managers
Je zorgt dat alle documentatie rondom de medewerker performance cyclus (PRO) altijd up te date is en ondersteunt de leidinggevende en medewerkers bij de uitvoering hiervan

3. Facilitaire zaken

Voert voorraadbeheer uit voor kantoor- en huishoudelijke artikelen
Onderhoud contacten met leveranciers voor facilitaire zaken zoals bestellen koffie en thee
Afstemming met schoonmaak (controleren en evalueren) leveranciers
Afhandelen van diverse zaken/problemen die zich in het pand voordoen

4. Organisatie, coördinatie, post en correspondentie

Afhandeling van post en correspondentie
Zelfstandig opstellen van correspondentie
evt. bewerken van stukken van anderen (uitwerken, opmaak en taalcorrecties)
Stroomlijnen van kantoorprocessen en fungeren als centraal aanspreekpunt voor medewerkers en gasten

Functie-eisen

Wat vragen wij van jou?

Je hebt een MBO+ of HBO werk- en/of denkniveau;
Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;
Je hebt Kennis van geautomatiseerde tekstverwerking- en informatiesystemen;
Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden sociale vaardigheden, proactieve houding, probleemoplossend vermogen en een hospitality mindset;
Je hebt kennis en ervaring met salarisverwerking en urenregistratie;
Je hebt kennis en ervaring op HRM gebied;
Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Je creëert structuur en overzicht, waardoor andere medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken;
Je kunt goed plannen en organiseren;
Je hebt een grote mate van flexibiliteit, accuratesse en zelfstandigheid;
Je bent betrouwbaar, ondernemend en klantgericht;
Je bent besluitvaardig en werkt graag samen.

Aanbod

Wat kun je verwachten?

Een zelfstandige baan met afwisselende en uitdagende werkzaamheden;
Een uitstekend salaris afhankelijk van werkervaring, contracturen (24-36) en opleiding (€ 3.181,- <-> € 5.089,– bruto per maand op basis van 36 uur per week. Dit is exclusief eindejaarstoeslag (8,33%) en vakantiegeld);
Een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden conform de CAO Zorgverzekeraars (flexibele werktijden en laptop/mobiel van de zaak);
Een betrokken werkgever met veel aandacht voor jou als werknemer;
Een werkplek waar de Brabantse gezelligheid belangrijk is;
Volop mogelijkheden tot het volgen van opleidingen, cursussen en vakinhoudelijke teambijeenkomsten;
ZorgMatch voorziet jou van thuiswerkfaciliteiten (bureau, stoel, beeldschermen, etc);
Een contract voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.

Kortom, zoek jij een andere moderne, leuke en mooie (kantoor)werkomgeving (wij werken hybride thuis/kantoor), iets nieuws, een volgende carrièrestap, dan nodigen wij jou graag uit voor een kennismaking. Uiteraard behandelen we je reactie vertrouwelijk. Je komt rechtstreeks in dienst van ZorgMatch, dus geen uitzendbemiddeling/bureau.

Meer informatie

Heb jij interesse in deze baan? Stuur dan je motivatie en je CV op naar paul.bleijenbergh@zorgmatch.nl (Directeur Zorgmatch). Voor eventuele vragen kun je Paul ook bellen op 06 12 58 96 48.

Benadering voor commerciële doeleinden en acquisities wordt niet op prijs gesteld.

De sollicitatieprocedure bestaat uit een tweetal gesprekken. Daarnaast maken een screening (o.a. Verklaring Omtrent het Gedrag) en het checken van referenties hiervan onderdeel uit.